Allgemeine Fragen:

Ziel und Kernidee des Shared Services Kataloges ist die Einrichtung eines Katalogs für die verteilte Nutzung von Diensten in der Forschung, um mittelfristig eine gemeinsame Infrastrukturnutzung durch Bereitstellung von Informationen zu ermöglichen und die Angebote der einzelnen Einrichtungen sichtbar zu machen.

Über verschiedene Schnittstellen werden der Daten nach Möglichkeit auf aktuellem Stand gehalten. Von Service-Anbietenden eingetragene Datensätze müssen in Absprache mit der Redaktion aktualisiert werden. Im weiteren Projektverlauf ist ein Login zur selbständigen Pflege durch die Service Anbietenden angedacht.

Für technische Fragen steht Markus Will und für organisatorische und redaktionelle Fragen Jenny Schmiedel zur Verfügung. Beide sind über redaktion.bua-shared-services@hu-berlin.de erreichbar.

Wir halten uns streng an alle geltenden Datenschutzgesetze und -vorschriften, um sicherzustellen, dass Ihre persönlichen Daten angemessen geschützt sind. Außerdem führen wir regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen und Audits durch, um potenzielle Sicherheitsrisiken zu identifizieren und zu beheben.

Für Service-Nutzung:

Im Katalog kann explorativ durch die drei Ebenen unserer Katalogstruktur gesucht werden. Außerdem ermöglichen Filtereinstellungen eine eingegrenzte Übersicht. Über die Freitextsuche können Sie nach Schlagworten oder gezielten Services suchen. Es wird empfohlen, die eigene Institution als Filter zu setzen, da so nur die Services angezeigt werden, die nutzbar sind (also die der eigenen Einrichtung und Shared Services der anderen Einrichtungen).

Einige Services sind über das Tool OpenIris buchbar. Beim Klick auf den Buchen-Button werden Sie direkt zu OpenIris weitergeleitet, um dort eine direkte Buchung vorzunehmen. Alle anderen Services halten Informationen zur Kontaktaufnahme mit den Serviceanbietenden bereit.

Betrifft das Problem den Service direkt, dann wenden Sie sich bitte direkt an die Anbietenden. Für Probleme in der Darstellung, Verlinkung oder andere technische Schwierigkeiten wenden Sie sich bitte an uns.

Für Service-Anbietende:

Jede Einrichtung, die zu einer Partnerin der Berlin University Alliance gehört, kann Services über unseren Katalog anbieten. Wünschenswert ist eine generelle Bereitschaft, diesen Service auch institutionsübergreifend zur Verfügung zu stellen.

Über das Formular können Sie einzelne Services einfach übermitteln, welche dann nach redaktioneller Sichtung freigeschaltet wird und im Katalog erscheint. Wollen Sie gleich mehrere Services eintragen, dann kontaktieren Sie uns über redaktion.bua-shared-services@hu-berlin.de. Wir lassen Ihnen dann ein Template für eine Sammelübermittlung zukommen. Welche Unterstützung erhalten Service-Anbietende bei der Integration ihrer Services in den Katalog?

Jeder übermittelte Service wird redaktionell nochmal gesichtet und ggf. überarbeitet. Im Falle von Änderungen werden wir uns vor Veröffentlichung des Service nochmal mit Ihnen in Verbindung setzen.

Die BUA überwacht die Service-Anbietenden nicht. In regelmäßigen Abständen werden lediglich Nutzendenzahlen abgefragt.

Das institutionalisierte Teilen von Services über die eigene Einrichtung hinaus ist ein langfristiges Ziel der Berlin University Alliance. Die Erfassung und Sichtbarmachung der Services im Katalog ist ein erster Schritt der eine gezieltere Bedarfsanalyse ermöglicht. Sollten Ressourcen notwendig sein, um Ihren Service nach außen anbieten oder skalieren zu können, teilen Sie uns dies bitte mit.

GLOSSAR

Service
Ein (IT-)Service kombiniert Sach- und/oder Dienstleistungen mit einem Leistungsversprechen (Qualität, Kosten, Zeit). Servicebeschreibungen sollten weitgehend unabhängig von der verwendeten (technischen) Lösung (siehe unten “Lösung”) sein. Ein (IT-)Service subsummiert grundsätzlich Betriebs-, Beratungs- und Supportleistungen.

Shared Service (Nutzer:innensicht)
– institutionsübergreifende Nutzung
-„buchbar” (und ggf. “abrechenbar”) durch Nutzende
– standardiserte Services
– unabhängig vom Betreiber:in (BUA-Haus und/oder externer Provider)
– zugesicherte Leistungen (SLA, SLC)
– geregeltes Service Management (insbes. Eingangskanal)

Enabling Service
Enabling/ Interne Services sind – im Unterschied zu Nutzer:innenservices – diejenigen unterstützenden und vorauszusetzenden Leistungen, die zur Ermöglichung und Implementierung der Nutzer:innenservices erforderlich sind (z.B. Netzwerk, IT-Sicherheit). Interne Services sind nicht “buchbar” durch die Nutzenden.

(BUA-) Shared Services Katalog
Die im Katalog aufgenommenden Services sind strukturiert, standardisiert, innerhalb der BUA abgestimmt und  institutionsübergreifend durch BUA-Angehörige nutzbar. Der Katalog wird transparent und nutzer:innenorientiert präsentiert. Der Service-Katalog stellt keine Abbildung der BUA-Organisationen dar.

Lösung / Variante
In diesem Kontext wird eine Lösung als Teil eines Services verstanden, z.B. eine Software-Plattform oder ein Hardware-Produkt, die zur Erbringung eines Services eingesetzt oder benötigt werden. Lösungen sind austauschbar, ohne den Kernpunkt des Services zu verändern.

Service Owner
Ein Service Owner (SO) ist eine namentlich benannte Person (inkl. Stellvertretung), die einen Service anbietet und technisch und/oder fachlich (inkl. der SLA/SLC bzw. OLA/OLC) verantwortet. Grundsätzlich handelt es sich um Führungskräfte, die ein Team von Spezialisten oder einen internen Support-Bereich leiten. Der/die SO verantwortet die Abstimmung des Dienstes mit einem Demand Management, die Implementierung, den operativen Betrieb sowie die Weiterentwicklung bzw. Beendigung eines Services.

Eingangskanal / Point of Contact
Instanz zur Aufnahme, Bewertung und Organisation von Service-Prozessen; Kommunikationsschnittstelle mit den Nutzenden und auch intern zur Abwicklung von Anfragen.