Allgemeine Fragen:

Der Shared Services-Katalog der Berlin University Alliance (BUA) ist ein zentraler Anlaufpunkt, der Ihnen Zugang zu einer Vielzahl von Ressourcen und Dienstleistungen bietet. Hier finden Sie IT-Services, Forschungsgeräte, Laboreinrichtungen, Schulungen und Beratungsangebote von den beteiligten Institutionen (Humboldt-Universität, Freie Universität, Technische Universität und Charité). Der Katalog ermöglicht es Ihnen, diese Ressourcen einfach und effizient über Institutionsgrenzen hinweg zu nutzen, um Ihre Forschung und Lehre zu unterstützen.

Über verschiedene Schnittstellen werden der Daten nach Möglichkeit auf aktuellem Stand gehalten. Von Service-Anbietenden eingetragene Datensätze müssen in Absprache mit der Redaktion aktualisiert werden.

Für technische,organisatorische und redaktionelle Fragen stehen wir selbstverständlich gerne zur Verfügung. Über redaktion.bua-shared-services@hu-berlin.de können Sie uns erreichen.

Wir halten uns streng an alle geltenden Datenschutzgesetze und -vorschriften, um sicherzustellen, dass Ihre persönlichen Daten angemessen geschützt sind. Außerdem führen wir regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen und Audits durch, um potenzielle Sicherheitsrisiken zu identifizieren und zu beheben.

Für Service-Nutzung:

Im Katalog kann explorativ durch die drei Ebenen unserer Katalogstruktur gesucht werden. Außerdem ermöglichen Filtereinstellungen eine eingegrenzte Übersicht. Über die Freitextsuche können Sie nach Schlagworten oder gezielten Services suchen. Es wird empfohlen, die eigene Institution als Filter zu setzen, da so nur die Services angezeigt werden, die nutzbar sind (also die der eigenen Einrichtung und Shared Services der anderen Einrichtungen).

Einige Services sind über das Tool OpenIris buchbar. Beim Klick auf den Buchen-Button werden Sie direkt zu OpenIris weitergeleitet, um dort eine direkte Buchung vorzunehmen. Alle anderen Services halten Informationen zur Kontaktaufnahme mit den Serviceanbietenden bereit.

Betrifft das Problem den Service direkt, dann wenden Sie sich bitte direkt an die Anbietenden. Für Probleme in der Darstellung, Verlinkung oder andere technische Schwierigkeiten wenden Sie sich bitte an uns.

Für Service-Anbietende:

Jede Einrichtung, die zu einer Partnerin der Berlin University Alliance gehört, kann Services über unseren Katalog anbieten. Wünschenswert ist eine generelle Bereitschaft, diesen Service auch institutionsübergreifend zur Verfügung zu stellen.

Über das Formular können Sie einzelne Services einfach übermitteln, welche dann nach redaktioneller Sichtung freigeschaltet wird und im Katalog erscheint. Wollen Sie gleich mehrere Services eintragen, dann kontaktieren Sie uns über redaktion.bua-shared-services@hu-berlin.de. Wir lassen Ihnen dann ein Template für eine Sammelübermittlung zukommen.

OpenIris

OpenIRIS ist eine spezialisierte Plattform für Forschungsinfrastrukturen mit folgenden Hauptfunktionen:

  • Buchungs- und Ressourcenmanagement-Tool für Forschungsgeräte und -einrichtungen

  • Verwaltung der Infrastruktur und deren Nutzungseinschränkungen

  • Festlegung von Preisgestaltungsregeln

  • Terminplanung für die Nutzung von Ressourcen

  • Austausch von Formularen (z.B. für Nutzungsanträge)

  • Erstellung von Nutzungsstatistiken

Shared Services Catalogue

Der SSC ist eine umfassendere Plattform für verschiedene Dienstleistungen und Infrastrukturen:

  • Breiter angelegter Katalog für Dienstleistungen und Infrastrukturen

  • Verlinkung auf eigene Websites der Serviceanbieter

  • Explorative Such- und Browsing-Funktionen für einfache Auffindbarkeit

  • Zentralisierte Plattform für eine breite Palette von Service-Angeboten, die über reine Forschungsinfrastrukturen hinausgehen

Während OpenIRIS sich auf die detaillierte Verwaltung und Buchung von Forschungsinfrastrukturen konzentriert, dient der SSC als übergreifender Katalog für verschiedene Dienstleistungen und Ressourcen im akademischen Bereich. Der SSC bietet einen breiteren Überblick und verlinkt gegebenenfalls auf spezifischere Plattformen wie OpenIRIS für die tatsächliche Buchung und Verwaltung von Forschungsressourcen.

 

Alle in OpenIRIS erfassten und öffentlich sichtbaren Angebote, werden automatisch im Shared Services Catalogue abgebildet.

Detaillierte Infos finden Sie im pdf.

Jeder übermittelte Service wird redaktionell nochmal gesichtet und ggf. überarbeitet. Im Falle von Änderungen werden wir uns vor Veröffentlichung des Service nochmal mit Ihnen in Verbindung setzen.

Die BUA überwacht die Service-Anbietenden nicht. In regelmäßigen Abständen werden lediglich Nutzendenzahlen abgefragt.

Das institutionalisierte Teilen von Services über die eigene Einrichtung hinaus ist ein langfristiges Ziel der Berlin University Alliance. Die Erfassung und Sichtbarmachung der Services im Katalog ist ein erster Schritt der eine gezieltere Bedarfsanalyse ermöglicht. Sollten Ressourcen notwendig sein, um Ihren Service nach außen anbieten oder skalieren zu können, teilen Sie uns dies bitte mit.

GLOSSAR

Service

Ein (IT-)Service kombiniert Sach- und/oder Dienstleistungen mit einem Leistungsversprechen (Qualität, Kosten, Zeit). Servicebeschreibungen sollten weitgehend unabhängig von der verwendeten (technischen) Lösung (siehe unten „Lösung“) sein. Ein (IT-)Service subsummiert grundsätzlich Betriebs-, Beratungs- und Supportleistungen.

Shared Service (Nutzer:innensicht)

– institutionsübergreifende Nutzung
-„buchbar“ (und ggf. „abrechenbar“) durch Nutzende
– standardiserte Services
– unabhängig vom Betreiber:in (BUA-Haus und/oder externer Provider)
– zugesicherte Leistungen (SLA, SLC)
– geregeltes Service Management (insbes. Eingangskanal)

Enabling Service

Enabling/ Interne Services sind – im Unterschied zu Nutzer:innenservices – diejenigen unterstützenden und vorauszusetzenden Leistungen, die zur Ermöglichung und Implementierung der Nutzer:innenservices erforderlich sind (z.B. Netzwerk, IT-Sicherheit). Interne Services sind nicht „buchbar“ durch die Nutzenden.

(BUA-) Shared Services Katalog

Die im Katalog aufgenommenden Services sind strukturiert, standardisiert, innerhalb der BUA abgestimmt und  institutionsübergreifend durch BUA-Angehörige nutzbar. Der Katalog wird transparent und nutzer:innenorientiert präsentiert. Der Service-Katalog stellt keine Abbildung der BUA-Organisationen dar.

Lösung / Variante

In diesem Kontext wird eine Lösung als Teil eines Services verstanden, z.B. eine Software-Plattform oder ein Hardware-Produkt, die zur Erbringung eines Services eingesetzt oder benötigt werden. Lösungen sind austauschbar, ohne den Kernpunkt des Services zu verändern.

Service Owner

Ein Service Owner (SO) ist eine namentlich benannte Person (inkl. Stellvertretung), die einen Service anbietet und technisch und/oder fachlich (inkl. der SLA/SLC bzw. OLA/OLC) verantwortet. Grundsätzlich handelt es sich um Führungskräfte, die ein Team von Spezialisten oder einen internen Support-Bereich leiten. Der/die SO verantwortet die Abstimmung des Dienstes mit einem Demand Management, die Implementierung, den operativen Betrieb sowie die Weiterentwicklung bzw. Beendigung eines Services.

Eingangskanal / Point of Contact

Instanz zur Aufnahme, Bewertung und Organisation von Service-Prozessen; Kommunikationsschnittstelle mit den Nutzenden und auch intern zur Abwicklung von Anfragen.